Chính sách quyền riêng tư

Chính sách quyền riêng tư này (sau đây gọi là "Chính sách") quy định cách TOKOSEKI (sau đây gọi là "Chúng tôi") xử lý thông tin cá nhân và các thông tin khác liên quan đến người dùng trong website, ứng dụng web và các dịch vụ liên quan khác do Chúng tôi cung cấp (sau đây gọi chung là "Dịch vụ này"). Bên ký hợp đồng, người dùng, thành viên, người xem và những người khác có liên quan đến Dịch vụ này (sau đây gọi chung là "Người dùng") phải xác nhận và đồng ý với nội dung của Chính sách này trước khi sử dụng Dịch vụ này.

Điều 1 (Định nghĩa)

1. "Thông tin cá nhân" là "thông tin cá nhân" theo quy định của Luật bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản.
2. "Thông tin người dùng" là thông tin cá nhân, nhật ký truy cập, thông tin thiết bị, định danh như Cookie, lịch sử sử dụng, lịch sử thao tác, thông tin cài đặt, nội dung người dùng và các thông tin khác cần thiết cho việc cung cấp, vận hành, cải thiện, bảo trì, hỗ trợ, xử lý bảo mật hoặc tuân thủ pháp luật liên quan đến Dịch vụ này.
3. Các thuật ngữ được sử dụng trong Chính sách này nhưng không được định nghĩa trong Chính sách này sẽ tuân theo định nghĩa trong Điều khoản sử dụng, Chính sách Cookie, Chính sách bảo mật và Chính sách sử dụng và huấn luyện AI.

Điều 2 (Thông tin thu thập và phương thức thu thập)

Chúng tôi có thể thu thập các thông tin sau bằng phương thức hợp pháp và công bằng.

1. Thông tin do Người dùng nhập, đăng ký, gửi hoặc lưu trữ
   • Họ tên, tên hiển thị, địa chỉ email, số điện thoại, tên tổ chức, bộ phận, chức vụ, thông tin thanh toán, nội dung liên hệ và các thông tin khác do Người dùng nhập
   • Thông tin liên quan đến workspace, chỗ ngồi, thiết bị chỗ ngồi, bố cục, đặt chỗ, thành viên, lời mời, quyền, thông báo, Webhook và các cài đặt khác
   • Hình ảnh, biểu tượng, ảnh đại diện, logo doanh nghiệp, văn bản, ghi chú, bình luận, tệp tải lên và các nội dung người dùng khác
2. Thông tin liên quan đến xác thực, xác minh danh tính và quản lý tài khoản
   • Địa chỉ email, mã xác thực, passkey, trạng thái đăng nhập, kết quả xác thực và nhật ký liên quan đến xác thực
   • Tên hiển thị, ảnh hồ sơ, định danh tài khoản và các thông tin khác cần thiết cho xác thực được cung cấp bởi đăng nhập mạng xã hội hoặc dịch vụ xác thực bên ngoài khác
3. Thông tin tự động thu thập khi sử dụng Dịch vụ này
   • Địa chỉ IP, ngày giờ truy cập, trang đã xem, nguồn giới thiệu, lịch sử thao tác, lịch sử sử dụng, thông tin lỗi, thông tin hiệu năng, nhật ký kiểm toán và nhật ký bảo mật
   • Thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt, ngôn ngữ, múi giờ, định danh như Cookie, định danh quảng cáo, bộ nhớ cục bộ và các thông tin khác liên quan đến thiết bị hoặc truyền thông
4. Thông tin liên quan đến thanh toán và hóa đơn
   • Trạng thái hợp đồng gói trả phí, trạng thái thanh toán, thông tin hóa đơn, biên nhận, hoàn tiền, lỗi thanh toán và các thông tin khác do đơn vị thanh toán thông báo
   • Theo nguyên tắc, Chúng tôi không trực tiếp thu thập hoặc lưu trữ thông tin thanh toán như số thẻ tín dụng.
5. Thông tin liên quan đến liên kết ngoài và tính năng AI
   • URL Webhook, thông tin cài đặt đích liên kết ngoài, kết quả thực thi liên kết, ID công khai, tên hiển thị, họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, thông tin sự kiện thao tác và các thông tin khác cần thiết cho liên kết
   • Dữ liệu đầu vào của tính năng AI, kết quả đầu ra AI, thông tin thao tác, thông tin tham chiếu, nhật ký lỗi và các thông tin khác cần thiết cho việc cung cấp và vận hành tính năng AI
6. Thông tin liên quan đến liên hệ, hỗ trợ và xử lý vận hành
   • Nội dung liên hệ, lịch sử trả lời, nội dung điều tra, thông tin xác minh danh tính, nhật ký hỗ trợ và thông tin cần thiết cho điều tra sự cố và xử lý bảo mật

Điều 3 (Mục đích sử dụng)

Chúng tôi sử dụng Thông tin người dùng đã thu thập cho các mục đích sau.

• Cung cấp, duy trì, bảo trì, vận hành, cải thiện và nâng cao chất lượng Dịch vụ này
• Quản lý tài khoản, xác thực, xác minh danh tính, quản lý quyền, ngăn chặn sử dụng trái phép và bảo đảm an ninh
• Cung cấp workspace, chỗ ngồi, đặt chỗ, thành viên, thông báo, Webhook, tính năng AI và các chức năng khác của Dịch vụ này
• Quản lý gói trả phí, hóa đơn, thanh toán, xác nhận trạng thái thanh toán, hoàn tiền, hạn chế sử dụng và các hợp đồng khác
• Xử lý liên hệ, yêu cầu, báo cáo, hỗ trợ, điều tra sự cố và xử lý bảo mật từ Người dùng
• Liên hệ về bảo trì, sự cố, thay đổi thông số kỹ thuật, thay đổi quy định, thông báo quan trọng và các vấn đề khác liên quan đến Dịch vụ này
• Phân tích truy cập, phân tích tình trạng sử dụng, đo hiệu năng, tạo thông tin thống kê hoặc thông tin tổng hợp
• Sử dụng tính năng AI, dịch vụ bên ngoài, dịch vụ đám mây, dịch vụ thanh toán, dịch vụ giám sát, dịch vụ phân tích và các dịch vụ bên ngoài khác cần thiết để cung cấp Dịch vụ này
• Điều tra, phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi gian lận, truy cập trái phép, vi phạm quy định, xâm phạm quyền, không thanh toán, vấn đề bảo mật và các vấn đề khác cần thiết cho việc vận hành Dịch vụ này
• Xử lý pháp luật, hướng dẫn, lệnh của cơ quan hành chính hoặc tòa án, tranh chấp, kiểm toán, liên hệ, thực hiện quyền và các nhu cầu pháp lý hoặc vận hành khác
• Các mục đích cần thiết trong phạm vi có liên quan hợp lý đến từng mục đích nêu trên

Điều 4 (Thay đổi mục đích sử dụng)

Chúng tôi có thể thay đổi mục đích sử dụng Thông tin người dùng trong phạm vi được công nhận là có liên quan hợp lý với mục đích trước khi thay đổi. Mục đích sử dụng sau khi thay đổi sẽ được thông báo hoặc công bố bằng cách đăng trên Dịch vụ này, đăng trên website của Chúng tôi hoặc bằng phương thức khác mà Chúng tôi cho là phù hợp.

Điều 5 (Ủy thác và sử dụng dịch vụ bên ngoài)

1. Chúng tôi có thể ủy thác toàn bộ hoặc một phần việc xử lý Thông tin người dùng cho bên thứ ba trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng.
2. Chúng tôi có thể sử dụng dịch vụ đám mây, dịch vụ thanh toán, dịch vụ xác thực, dịch vụ phân phối, dịch vụ giám sát, dịch vụ phân tích, dịch vụ AI và các dịch vụ bên ngoài khác cho việc cung cấp, vận hành, bảo trì, thanh toán, xác thực, thông báo, phân tích, giám sát, tính năng AI, xử lý liên hệ, xử lý bảo mật và các mục đích cần thiết khác của Dịch vụ này.
3. Khi sử dụng bên nhận ủy thác hoặc dịch vụ bên ngoài, Chúng tôi sẽ lựa chọn và quản lý trong phạm vi hợp lý, xét đến thông tin được xử lý, nội dung ủy thác, quốc gia đặt trụ sở, mức độ bảo mật, điều khoản hợp đồng, điều khoản sử dụng, chính sách quyền riêng tư và các yếu tố khác.
4. Sự cố, tạm ngừng, thay đổi thông số kỹ thuật, thay đổi điều kiện sử dụng, vấn đề bảo mật hoặc các tình huống khác của dịch vụ bên ngoài nằm ngoài phạm vi quản lý hợp lý của Chúng tôi có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoặc một phần việc cung cấp Dịch vụ này, hoặc việc xử lý, lưu trữ hoặc liên kết Thông tin người dùng.

Điều 6 (Cung cấp, lưu trữ hoặc xử lý tại bên thứ ba ở nước ngoài)

1. Để cung cấp và vận hành Dịch vụ này, Chúng tôi có thể sử dụng dịch vụ đám mây, dịch vụ thanh toán, dịch vụ xác thực, dịch vụ phân tích, dịch vụ giám sát, dịch vụ AI và các dịch vụ bên ngoài khác, đồng thời gửi, lưu trữ hoặc xử lý Thông tin người dùng tại doanh nghiệp, máy chủ hoặc hạ tầng liên quan ở ngoài Nhật Bản. Quốc gia hoặc khu vực gửi đến hoặc lưu trữ chính là Hoa Kỳ và các quốc gia hoặc khu vực khác.
2. Khi cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba ở nước ngoài, Chúng tôi sẽ xử lý trong phạm vi cần thiết dựa trên sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, ủy thác, căn cứ pháp luật hoặc các căn cứ khác được Luật bảo vệ thông tin cá nhân cho phép.
3. Thông tin về chế độ pháp lý liên quan đến việc cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài, biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân do bên thứ ba đó áp dụng và các thông tin khác mà pháp luật yêu cầu phải cung cấp cho chủ thể dữ liệu sẽ được cung cấp theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong phạm vi pháp luật yêu cầu.

Điều 7 (Gửi dữ liệu ra bên ngoài)

1. Chúng tôi có thể gửi Thông tin người dùng đến máy chủ của bên thứ ba để cung cấp, vận hành Dịch vụ này, phân tích truy cập, phòng chống sử dụng trái phép, đo hiệu năng, thanh toán, xử lý liên hệ và thực thi các chức năng liên kết ngoài do Người dùng hoặc quản trị viên cấu hình.
2. Các nội dung công bố về việc gửi dữ liệu ra bên ngoài bằng Cookie và công nghệ tương tự, như thông tin được gửi, nơi nhận, mục đích sử dụng và quốc gia đích, được nêu trong Chính sách Cookie do Chúng tôi quy định riêng.
3. Khi Người dùng hoặc quản trị viên cấu hình Webhook hoặc liên kết ngoài khác, Chúng tôi có thể gửi ID công khai, tên hiển thị, họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, thông tin sự kiện thao tác và các thông tin khác cần thiết để thực thi chức năng liên kết đến đích liên kết ngoài đã được cấu hình theo cài đặt đó.
4. Đích liên kết ngoài, thông tin được gửi, mục đích sử dụng tại nơi nhận và phương thức quản lý sẽ tuân theo nội dung cài đặt của Người dùng hoặc quản trị viên và thông số kỹ thuật, điều khoản, chính sách quyền riêng tư, v.v. của đích liên kết ngoài đó. Trừ trường hợp Chúng tôi có hành vi cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng, Chúng tôi không chịu trách nhiệm về việc xử lý thông tin tại đích liên kết ngoài do Người dùng hoặc quản trị viên cấu hình.

Điều 8 (Cung cấp cho bên thứ ba)

1. Chúng tôi sẽ không cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba, trừ các trường hợp sau.
   • Khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu
   • Khi dựa trên pháp luật
   • Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người và khó có thể lấy được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu
   • Khi đặc biệt cần thiết để cải thiện sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em và khó có thể lấy được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu
   • Khi cần hợp tác với cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương hoặc người được các cơ quan đó ủy thác để thực hiện công việc do pháp luật quy định, và việc lấy sự đồng ý của chủ thể dữ liệu có thể gây cản trở cho việc thực hiện công việc đó
   • Khi việc cung cấp được thực hiện thông qua ủy thác, kế thừa kinh doanh, sử dụng chung hoặc các trường hợp khác không cấu thành cung cấp cho bên thứ ba theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân, hoặc không yêu cầu sự đồng ý của chủ thể dữ liệu như việc cung cấp cho bên thứ ba
   • Khi được Luật bảo vệ thông tin cá nhân hoặc pháp luật khác cho phép
2. Nếu pháp luật yêu cầu lập hoặc lưu giữ hồ sơ, Chúng tôi sẽ lập và lưu giữ hồ sơ về việc cung cấp cho bên thứ ba hoặc nhận cung cấp từ bên thứ ba trong phạm vi cần thiết.

Điều 9 (Biện pháp quản lý an toàn)

1. Chúng tôi nỗ lực áp dụng các biện pháp quản lý an toàn cần thiết và phù hợp như kiểm soát truy cập, mã hóa truyền thông, quản lý quyền, thu thập nhật ký, quản lý bên nhận ủy thác và các biện pháp khác nhằm giảm thiểu rủi ro rò rỉ, mất mát, hư hại, truy cập trái phép, sử dụng trái phép và các rủi ro an toàn khác đối với Thông tin người dùng.
2. Nội dung biện pháp quản lý an toàn sẽ do Chúng tôi xác định hợp lý dựa trên nội dung Dịch vụ này, thông tin xử lý, trình độ kỹ thuật, tình trạng vận hành, rủi ro, thông số kỹ thuật của dịch vụ bên ngoài và các yếu tố khác.
3. Chi tiết về biện pháp quản lý an toàn sẽ được công bố trong phạm vi hợp lý khi có liên hệ. Tuy nhiên, Chúng tôi có thể không công bố các vấn đề có thể gây cản trở cho quản lý an toàn của Dịch vụ này hoặc Thông tin người dùng, các vấn đề thuộc thông tin bí mật của Chúng tôi hoặc bên thứ ba, hoặc các vấn đề khác không phù hợp để công bố.
4. Chi tiết về bảo mật thông tin cũng tuân theo Chính sách bảo mật do Chúng tôi quy định riêng.

Điều 10 (Thời hạn lưu giữ và xóa)

1. Chúng tôi lưu giữ Thông tin người dùng trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng.
2. Ngay cả sau khi mục đích sử dụng đã đạt được, Chúng tôi có thể lưu giữ Thông tin người dùng trong phạm vi hợp lý cần thiết cho tuân thủ pháp luật, xử lý hóa đơn và thanh toán, phòng chống sử dụng trái phép, xử lý bảo mật, khôi phục sự cố, kiểm toán, xử lý tranh chấp, sao lưu, quản lý nhật ký và các mục đích khác liên quan đến việc cung cấp và vận hành Dịch vụ này.
3. Đối với thông tin khó xóa ngay lập tức về mặt kỹ thuật hoặc vận hành như bản sao lưu, nhật ký, bộ nhớ đệm, dữ liệu lưu trên dịch vụ bên ngoài và các thông tin tương tự, thông tin sẽ được xóa hoặc ghi đè tuần tự theo phương thức và thời hạn do Chúng tôi xác định hợp lý.
4. Trừ khi pháp luật yêu cầu, Chúng tôi không có nghĩa vụ lưu giữ Thông tin người dùng trong một thời hạn cụ thể, khôi phục dữ liệu đã xóa hoặc xóa riêng lẻ dữ liệu khỏi bản sao lưu.

Điều 11 (Sử dụng thông tin thống kê, v.v.)

Chúng tôi có thể tạo thông tin thống kê, thông tin tổng hợp hoặc kết quả phân tích bằng cách xử lý Thông tin người dùng đã thu thập để không thể nhận dạng cá nhân, và sử dụng các thông tin đó cho việc cải thiện Dịch vụ này, nâng cao chất lượng, phát triển chức năng, phân tích tình trạng sử dụng, tài liệu kinh doanh, tài liệu giải thích và các mục đích khác mà Chúng tôi cho là phù hợp.

Điều 12 (Yêu cầu công bố, v.v.)

1. Người dùng có thể, theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân, yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, công bố, công bố hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba, chỉnh sửa, bổ sung, xóa, ngừng sử dụng, xóa bỏ, ngừng cung cấp cho bên thứ ba và các yêu cầu khác được pháp luật cho phép đối với dữ liệu cá nhân do Chúng tôi lưu giữ.
2. Về nguyên tắc, yêu cầu phải được thực hiện thông qua cửa sổ liên hệ tại Điều 17 của Chính sách này. Chúng tôi có thể yêu cầu xác minh danh tính, xác minh quyền đại diện, xác định đối tượng yêu cầu, nộp tài liệu cần thiết và các thủ tục khác do Chúng tôi quy định.
3. Chúng tôi có thể từ chối toàn bộ hoặc một phần yêu cầu nếu không thể xác minh danh tính hoặc quyền đại diện, không thể xác định đối tượng yêu cầu, yêu cầu không có căn cứ, pháp luật không yêu cầu Chúng tôi phải xử lý, yêu cầu có thể gây tổn hại đến quyền hoặc lợi ích của Chúng tôi hoặc bên thứ ba, yêu cầu có thể gây cản trở đáng kể cho việc vận hành phù hợp Dịch vụ này, hoặc các trường hợp khác được pháp luật cho phép.
4. Khi Chúng tôi không đáp ứng yêu cầu hoặc thực hiện biện pháp khác với yêu cầu, Chúng tôi sẽ thông báo nội dung đó và giải thích lý do trong phạm vi cần thiết theo pháp luật.
5. Đối với yêu cầu mà pháp luật cho phép thu phí, như thông báo mục đích sử dụng, công bố hoặc công bố hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba, Chúng tôi có thể thu phí trong phạm vi cần thiết cho xử lý hành chính. Nếu phát sinh phí, Chúng tôi sẽ thông báo trước số tiền hoặc phương thức tính.

Điều 13 (Xử lý khi xảy ra rò rỉ, v.v.)

Nếu xảy ra hoặc Chúng tôi nhận thấy có nguy cơ xảy ra rò rỉ, mất mát, hư hại dữ liệu cá nhân hoặc sự việc khác cần xử lý theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân, Chúng tôi sẽ căn cứ vào nội dung sự việc, phạm vi ảnh hưởng, nguyên nhân, nguy cơ thiệt hại thứ cấp, yêu cầu pháp luật và các yếu tố khác để thực hiện trong phạm vi cần thiết các biện pháp phù hợp như điều tra sự thật, ngăn chặn mở rộng thiệt hại, phòng ngừa tái diễn, thông báo cho chủ thể dữ liệu, công bố, báo cáo cho Ủy ban Bảo vệ thông tin cá nhân hoặc cơ quan liên quan khác và các biện pháp phù hợp khác.

Điều 14 (Người chưa thành niên, v.v.)

Nếu Người dùng là người chưa thành niên, người được giám hộ trưởng thành, người được bảo trợ hoặc người được hỗ trợ và không có năng lực phán đoán cần thiết để đồng ý với Chính sách này hoặc sử dụng Dịch vụ này, Người dùng phải sử dụng Dịch vụ này sau khi có sự đồng ý hoặc tham gia của người có quyền hạn cần thiết như người có quyền cha mẹ, người đại diện theo pháp luật, người bảo trợ hoặc người hỗ trợ.

Điều 15 (Quan hệ giữa Chính sách này và các quy định khác)

1. Việc xử lý Thông tin người dùng chịu sự điều chỉnh của Chính sách này, Điều khoản sử dụng, Chính sách Cookie, Chính sách bảo mật, Chính sách sử dụng và huấn luyện AI và các quy định khác do Chúng tôi đặt ra.
2. Nếu Chính sách này mâu thuẫn với chính sách riêng lẻ hoặc nội dung hiển thị trên Dịch vụ này, chính sách riêng lẻ hoặc nội dung hiển thị đó chỉ được ưu tiên khi có nêu rõ rằng nội dung đó được ưu tiên so với Chính sách này.

Điều 16 (Thay đổi Chính sách này)

1. Chúng tôi có thể thay đổi Chính sách này theo thay đổi pháp luật, thay đổi nội dung kinh doanh, thay đổi thông số kỹ thuật của Dịch vụ này, thay đổi dịch vụ bên ngoài, nhu cầu bảo mật, nhu cầu vận hành hoặc các tình huống khác.
2. Chính sách sau khi thay đổi sẽ có hiệu lực tại thời điểm được thông báo hoặc công bố bằng cách đăng trên Dịch vụ này, đăng trên website của Chúng tôi hoặc bằng phương thức khác mà Chúng tôi cho là phù hợp.
3. Đối với thay đổi mà pháp luật yêu cầu sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc thủ tục đặc biệt khác, Chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết theo pháp luật.
4. Nếu Người dùng tiếp tục sử dụng Dịch vụ này sau khi Chính sách này thay đổi, Người dùng được xem là đã đồng ý với Chính sách đã thay đổi, trừ khi pháp luật yêu cầu thủ tục riêng.

Điều 17 (Thông tin đơn vị kinh doanh và cửa sổ liên hệ)

• Tên đơn vị kinh doanh: Sota Konno
• Địa chỉ: Theo trang công bố theo Luật giao dịch thương mại đặc định
• Cửa sổ liên hệ: Về nguyên tắc, vui lòng liên hệ qua biểu mẫu "Liên hệ" ở cuối màn hình
• Địa chỉ email: support[at]tokoseki.com
  Vui lòng thay [at] bằng @

Điều 18 (Ngày sửa đổi gần nhất)

Ngày sửa đổi gần nhất: 2026/05/01